No espere a recibir una notificación de la STPS para descubrir que su software es obsoleto. Verifique ahora mismo si su tecnología sobrevive a esta radiografía legal.

Aunque la Ley Federal del Trabajo (LFT) exige un registro electrónico de inicio y fin de jornada, no impone el uso de un dispositivo físico específico (como un reloj biométrico de pared). Esto abre la puerta a arquitecturas tecnológicas flexibles, siempre y cuando garanticen la integridad, la trazabilidad y la disponibilidad inmediata de la información.

Con las disposiciones generales de la STPS entrando en vigor el 1 de enero de 2027, las empresas se encuentran en un periodo de transición crítico. Para asegurar el cumplimiento normativo y evitar que sus registros sean desechados en un juicio laboral, su plataforma debe aprobar el siguiente checklist técnico de cinco puntos vitales:

1. Inmutabilidad y Bitácoras de Auditoría (Logs Inalterables)

El mayor riesgo de los sistemas tradicionales basados en Excel o reportes planos es que no dejan huella de sus alteraciones. Para que su registro haga “prueba plena”, la autoridad exigirá sistemas digitales trazables con logs de auditoría estrictos.

• ¿Qué debe exigir? Su software debe registrar de forma inmutable quién crea, modifica o elimina un asiento de asistencia, capturando la fecha y hora exacta del cambio.
• Timestamps de servidor: Las marcas de tiempo no deben depender del reloj local del dispositivo (el cual puede ser manipulado por el usuario), sino que deben ser generadas del lado del servidor con sincronización horaria confiable. No debe existir la posibilidad de un “borrado lógico” sin dejar un rastro auditable.

2. Conservación a Largo Plazo y Disponibilidad (Art. 804)

La ley es muy clara respecto a la temporalidad de la evidencia. Elartículo 804 de la LFT obliga al patrón a conservar los controles de asistencia durante todo el tiempo que dure la relación laboral y, al menos, un año completo después de terminada la misma.

• ¿Qué debe exigir? Su plataforma debe contar con infraestructura en la nube (con esquemas de respaldo y recuperación ante desastres) que garantice que el historial de un exempleado no se perderá ni se borrará prematuramente. Además, debe permitir la exportación de estos datos en formatos legibles y estructurados (como CSV, XML o JSON) para presentarlos rápidamente ante una inspección o en un juicio.

3. Cálculo Automático de la Gradualidad (2026-2030)

La reforma de las 40 horas no es un cambio abrupto, sino una reducción gradual que tomará cuatro años. Un sistema que solo marca entradas y salidas dejará a su equipo de nómina haciendo cálculos manuales propensos a errores millonarios.

• ¿Qué debe exigir? La tecnología debe tener la capacidad de diferenciar automáticamente la jornada ordinaria de las horas extraordinarias, respetando los límites legales vigentes en cada año de transición. Debe segmentar el tiempo para evitar sobrecostos y alertar cuando se excedan los topes de horas extra (por ejemplo, el límite de 9 horas semanales que marca la diferencia en la carga de la prueba).

4. Geolocalización y Compatibilidad con Trabajo Remoto

La obligación de registrar la jornada aplica para todos los colaboradores subordinados, incluyendo aquellos en esquemas de home office o modelos híbridos.

• ¿Qué debe exigir? Una aplicación móvil o portal web que integre geolocalización y geocercas para validar desde dónde se realiza el marcaje. Es fundamental que esta función cuente con una política clara de minimización de datos: la ubicación solo debe rastrearse en el momento exacto del marcaje de inicio y fin (y durante la jornada efectiva) para no vulnerar la privacidad del colaborador en su tiempo libre.

5. Seguridad de la Información y Protección de Biométricos (INAI)

Si su empresa decide seguir utilizando reconocimiento facial o huellas dactilares como método de autenticación, la STPS no será la única autoridad vigilando. El Instituto Nacional de Transparencia (INAI) tiene normativas estrictas sobre el manejo de datos sensibles.

• ¿Qué debe exigir? Medidas de seguridad alineadas con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) y las guías específicas del INAI sobre datos biométricos. Su proveedor debe contar con controles de acceso basados en roles y garantizar la residencia segura de los datos, idealmente dentro de jurisdicciones compatibles con las leyes mexicanas.

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